Система управления задачами IPI.MANAGER™ PRO
Служба поддержки Вопрос-ответ Документация О разработчиках

Управление

Раздел позволяет управлять параметрами справочных таблиц – например пользователями ПО или флагами и отметками.

Пользователи

Все пользователи системы подразделяются на два типа:

Внутренние пользователи – сотрудники компании, которые в своей работе используют ПО. Разные сотрудники могут обладать различными правами доступа (см. таблицу ниже);

Внешние пользователи – клиенты компании, которые пользуются ее продуктами и услугами. Например, зарегистрированные на сайте пользователи. В качестве средства решения своих вопросов и проблем они выбирают обращение в службу поддержки компании через Интернет. Работа внешних пользователей происходит через внешний интерфейс, им доступен определенный набор функций.

Важно

С системой одновременно может работать любое количество внешних пользователей. Количество внутренних пользователей регулируется лицензией.

Для доступа в систему требуется авторизация, т.е. ввод имени пользователя (логина) и пароля.

Работа с системой возможна с любого места (компьютера), где есть web-доступ и браузер. Внешним пользователям предоставляется возможность самостоятельной регистрации в системе.

Примечание

Для логина используются только латинские буквы, цифры, знаки тире и подчеркивание. Длина логина - от 1 до 12 символов. Для пароля используются только латинские буквы. Количество символов - не менее 4-х. Запрещается использование спецзнаков. Введенный и повторенный пароль должны совпадать. В качестве пароля запрещается использовать логин или его часть.

Каждому сотруднику компании, работающему с ПО, можно установить свой уровень доступа к различным частям программы. Допускаются следующие роли внутренних пользователей:

Роль внутреннего пользователя Права
Сотрудник моей компании Доступ во внутреннюю часть системы, доступ к ее управлению, может отвечать на запросы внешних пользователей.
Администратор Все возможные права. Может делать всё, включая обновление программной части, изменение лицензий, техническое обслуживание. Будьте осторожны, назначая эти права
Менеджер пользователей Управление аккаунтами пользователей (создание, удаление, изменение).
Менеджер разделов Добавление и редактирование разделов и подразделов, просмотр всех задач, управление правами пользователей.
Менеджер проектов Добавление и редактирование проектов, просмотр всех задач, управление правами пользователей.
Менеджер новостей Может добавлять, редактировать и удалять новости.
Консультант Управление разделом База знаний, использование раздела База знаний в работе и ответах.
Просмотр отчетов Воможность просматривать отчеты

Внешний пользователь не обладает ни одним из вышеперечисленных прав. Он может создавать новые задачи и просматривать задачи которые уже существуют, в том случае если он автор задачи или назначен наблюдателем, а так же в случае если разделы в которых созданы задачи являются публичными.

Настройка прав доступа осуществляются из меню «Управление / Пользователи»:

Список пользователей отображается в табличной форме с постраничной разбивкой и сортировкой. Сортировка таблицы возможна по любому столбцу. Столбец, по которому в данный момент осуществляется фильтрация, отмечен стрелкой в заголовке. Сортировка осуществляется как по возрастанию, так по убыванию, в алфавитном порядке и обратном алфавиту порядке. Порядок сортировки указывается направлением стрелки.

По списку пользователей осуществляется поиск. Для начала поиска введите искомое слово (буквы) и нажмите кнопку search. Результатом поиска будет все вхождения данного слова (букв). Для просмотра, редактирования и удаления информации о пользователе щелкните мышью на строке с ним – переход в режим редактирования пользователя.

Для удаления пользователя нажмите кнопку «Удалить пользователя» внизу формы «Редактирование пользователя».

Первоначальный список пользователей системы формируется администратором ПО. При создании или редактировании пользователя можно сразу загрузить его фотографию и указать группу пользователей, к которой он будет принадлежать. В дальнейшем принадлежность к группе позволит в рамках раздела назначать пользователей путем выбора группы, а не каждого пользователя в отдельности. Для задания группы нажмите кнопку adding «Добавить», для удаления – нажмите на крестик на соответствующей группе.

«Дополнительные поля» - аналогично дополнительным полям в разделах, они могут быть созданы и для пользователей. если эта опция была добавлена после создания польтзователя, то при открытии профиля новое дополнительное поле появится и станет доступно для заполнения(в случае если оно обязательно для заполнения, профиль пользователя нельзя будет сохранить до заполнения этих полей).

Все данные о пользователях – такие как электронные адреса и имена – автоматически доступны менеджерам, обладающих соответствующими правами.

Данные о внешних пользователях вносятся двумя способами:

  1. Вручную – пользователей вносит главный администратор через пункт меню «Управление / Пользователи».
  2. В форме на сайте – пользователь самостоятельно регистрируется через специальную форму на сайте, путем заполнения соответствующих полей.

Примечание

Поля регистрации и их количество может меняться и зависит от начальных установок.

При удалении пользователя из системы созданные им задачи не удаляются.

Группы пользователей

Пользователей можно объединять в группы. В разделах и подразделах, при указании ответственных лиц, менеджеров и наблюдателей, помимо отдельных пользователей можно выбирать группы пользователей. Все права, назначенные для группы, будут действовать для пользователей, входящих в группу.

Назначение задач возможно не только на отдельных пользователей, но и на группу пользователей. В этом случае задача будет видна всем пользователям, входящим в группу. Если один из пользователей предпримет какие-нибудь действия по задаче, то она автоматически назначается ему.

Просмотр существующих групп осуществляется из меню «Управление / Группы».

По умолчанию в системе существуют следующие группы пользователей:

  • «Внутренние пользователи» – все внутренние пользователи, зарегистрированные в программе;
  • «Внешние пользователи» – все внешние пользователи, зарегистрированные в программе;
  • «Администраторы» - пользователи имеющие все возможные права;
  • «Менеджеры разделов» - менеджеры управляющие разделами;
  • «Менеджеры проектов» - менеджеры управляющие проектами;
  • «Менеджеры пользователей» - менеджеры управляющие пользователями(создание, изменение, удаление);
  • «Консультанты» - пользователи имеющие право управлять разделом База знаний;
  • «Менеджер новостей» - менеджеры управляющие новостями;
  • «Просмотр отчетов» - пользователи имещие право просматривать отчеты.

Для просмотра, редактирования и удаления информации о группе пользователей щелкните мышью на строке с названием группы – переход в режим редактирования группы пользователей.

Для создания группы пользователей нажмите ссылку «Добавить группу», после чего выполнить все операции, аналогичные операциям при редактировании группы.

При создании группы пользователей необходимо указать название группы и выбрать пользователей, которые будут входить в нее.

При удалении группы нажмите кнопку «Удалить группу» внизу формы «Редактирование группы».

При выборе пользователей, входящих в группу, есть разделение по типам пользователей – внешние пользователи и внутренние пользователи показываются раличными цветами. Так же при выборе пользователей существует алфавитный список и возможность поиска по части слова.

Так же в группах можно создавать «дополнительные поля»(аналогично дополнительным полям в разделах), это могут быть текстовые поля, поля с мульти-выбором (выпадающие списки), специальные «галочки» и т.д. Некоторые из этих полей могут иметь статус обязательных для заполнения.

Примечание

Если стоит параметр “обязательно для заполнения” то группа не сможет быть сохранена пока это поле не будет заполнено.

Дополнительные поля

Предназначены для создания дополнительных полей (глобально для всей программы), которые в дальнейшем могут использоваться для настройки форм создания задачи (в привязке к конкретному разделу) и формы с информацией о пользователе (в привязке к группам пользователей).

Предусмотренные в программе типы полей:

  • Чекбокс (Да/Нет)
  • Предустановленный выбор (возможность задать список значений для выбора одного из вариантов)
  • Древовидный выбор(возможность задавать древовидный список значений для выбора зависимых значений)
  • Текстовая строка
  • Текстовый блок

Создание нового дополнительного поля

Для того, чтобы создать новое поле:

  1. Выберите пункт меню «Управление / Дополнительные поля»;
  2. Нажмите ссылку «Добавить»;
  3. На появившейся странице задайте название и тип поля.

Дальнейшая работа с дополнительными полями ведется непосредственно при редактировании свойств разделов или групп пользователей.

Использование дополнительного поля для настройки формы задачи

Для того, чтобы задать набор полей для формы создания задачи конкретного раздела:

  1. Выберите свойства раздела, в котором предполагается задать набор дополнительных полей задачи «Разделы / Все текущие / свойства раздела»;
  2. Нажмите ссылку «Редактировать дополнительные поля»;
  3. На появившейся странице задайте параметры нового дополнительного поля и нажмите «Добавить поле».

Возможные параметры дополнительного поля:

Параметр Назначение
Поле Выбирается одно из дополнительных полей, предварительно созданных в «Управление / Дополнительные поля»
Название Название поля, которое будет отображаться в задаче, созданной в текущем разделе. Также используется для поиска (см. Расширенный фильтр / Поиск по дополнительным полям)
Может иметь несколько значений Параметр позволяющий проставлять несколько значений одного и того же поля
Могут просматривать Группы пользователей которым будем показано поле, без возможности внесения изменений
Могут редактировать Группы пользователей которым даются права на внесение изменений

Примечание

При работе с дополнительными полями, тип которых подразумевает указание списка предустановленных значений - сами значения должны задаваться в «Управление / Дополнительные поля».

Использование дополнительного поля для настройки формы информации о пользователе

Для того, чтобы задать набор полей для формы с информацией о пользователе:

  1. Выберите одну из групп, для пользователей которой предполагается задать набор дополнительных полей задачи «Управление / Группы / выберите системную группу или создайте пользовательскую / свойства группы»;
  2. Нажмите ссылку «Редактировать дополнительные поля»;
  3. На появившейся странице задайте параметры нового дополнительного поля и нажмите «Добавить поле».

Возможные параметры дополнительного поля:

Параметр Назначение
Поле Выбирается одно из дополнительных полей, предварительно созданных в «Управление / Дополнительные поля»
Название Название поля, которое будет отображаться в задаче, созданной в текущем разделе. Также используется для поиска (см. Расширенный фильтр / Поиск по дополнительным полям)
Пользователь может просматривать Разрешает отображение поля пользователю (см. «Настройки / Персональные настройки»), без возможности внесения изменений
Пользователь может изменять Разрешает отображение поля пользователю (см. «Настройки / Персональные настройки») с возможностью самостоятельного изменения значения

Примечание

При работе с дополнительными полями, тип которых подразумевает указание списка предустановленных значений - сами значения должны задаваться в «Управление / Дополнительные поля».

Правила обработки дополнительных полей при переносе задачи из одного раздела в другой

  1. Дополнительные поля в которые в рамках работы с задачей уже были вписаны значения - остаются в задаче и группируются в конце списка дополнительных полей.
  2. Для оставшихся после переноса полей предусмотрена возможность ручного удаления из формы работы с задачей.
  3. Дополнительные поля в которых не были введены значения - удаляются.

Права доступа для работы с дополнительными полями

Для создания дополнительных полей пользователь должен принадлежать к системной группе “Менеджер дополнительных полей”.

Для работы с доп. полям в разделах - “Менеджер разделов”.

Для работы с доп. полями пользователей - “Менеджер пользователей”.

Планировщик

Флаги и отметки

Флаги и отметки предназначены для создания специальных выделений задач в списке. Например, сотруднику нужно отметить задачу, по которой требуется проконтролировать поступление оплаты на счет.

Изначально набор флагов формируется администратором системы или менеджером, ответственным за данный раздел.

Работа с ними осуществляется через пункт меню «Управление / Флаги и отметки».

Создание флагов и отметок

Для создания флага или отметки выполните следующие действия:

  1. Выберите пункт меню «Управление / Флаги и отметки»;

  2. Нажмите ссылку «Добавить»;

  3. На появившейся странице задайте параметры флага или отметки:

    «Описание» – название флага или отметки;

    «Изображение» – иконка с которой будет показываться флаг или отметка;

    «Доступность» – сотрудники, которые могут устанавливать или удалять флаг или отметку;

    «Важность» – отображение задач с выбранным флагом на главной странице. Если флаг не установлен, то работать с ним может только менеджер;

  4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Редактирование флагов и отметок

Для редактирования флага или отметки выполните следующие действия:

  1. Выберите пункт меню «Управление / Флаги и отметки»;
  2. На появившейся странице из списка выберите отметку или флаг, который требуется отредактировать – щелчок мыши на его названии;
  3. На появившейся странице отредактируйте параметры флага или отметки;
  4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Совет

Если вы передумали редактировать “Флаг и отметку” нажмите на кнопку “Вернуться”

Удаление флагов и отметок

Для удаления флага или отметки выполните следующие действия:

  1. Выберите пункт меню «Управление / Флаги и отметки»;
  2. На появившейся странице из списка выберите отметку или флаг, который требуется удалить – щелчок мыши на его названии;
  3. Нажмите кнопку «Удалить»;
  4. Подтвердите удаление.

Новости

Новости предназначены для оперативной публикации информации общего характера, с которой необходимо ознакомиться пользователям системы. Список новостей отображается на главной странице программы (блок «Новости») и в зависимости от настроек виден всем пользователям или только внешним, или только внутренним.

Работа со списком новостей осуществляется через пункт меню «Управление / Новости».

Чтобы узнать подробнее о новостях перейдите к соотвествующему пункту содержания или воспользуйтесь ссылкой

Почтовый робот

Почтовый робот предназначен для создания задач без регистрации в системе IPI.Manager путем отправки почтового сообщения на указанный адрес электронной почты. Дальнейшего взаимодействия между постановщиком и исполнителем задачи на данный момент не предусмотрено.

Создание учетной записи почтового робота

Для создания учетной записи робота проделайте следующие действия:

  1. Нажмите на ссылку “Добавить”
  2. В открывшейся форме в секции “Общие настройки” заполните поля “Название учетной записи”, “Описание” и выставьте галку в пункте Автоматически импортировать почту каждые 5 минут.
  3. В секции “Настройки POP3” укажите имя сервера, порт, пользователя и пароль (для использования SSL установите соответствующий чекбокс).
  4. Нажмите “Проверить настройки”
  5. В секции “Действия” установите чекбокс “Создать задачу”
  6. В секции “Настройки создания задач” выберите раздел в котором должны создаваться задачи.
  7. Нажмите “Сохранить учетную запись email”.

Совет

Допустимо так же использование регулярных выражений

Редактирование учетной записи почтового робота

Для того чтобы отредактировать данный почтового робота выберите пункт меню “Управление / Почтовый робот”, список существующих учетных записей будет показан в виде списка, выберите требуемую запись и кликните по ней. Далее откроется форма аналогичная форме создания учетной записи почтового робота, внесите изменения и нажмите “Сохранить учетную запись email

Удаление учетной записи почтового робота

Для удаления учетной записи выберите пункт меню “Управление / Почтовый робот”, список существующих учетных записей будет показан в виде списка, выберите требуемую запись и кликните по ней. в открывшейся форме нажмите кнопку “Удалить”, подтвердите удаление.

Создание задач с помощью почтового робота

Для создания задачи с помощью почтового робота требуется отправить письмо в соответствующей форме:

  • Тема письма должна содержать заголовок задачи;
  • Тело письма должно содержать описание задачи.

Если e-mail автора письма содержится в базе пользователей ПО то задача будет создана от его имени, если такого e-mail нет в базе пользователей то задача будет поставлена от имени IPI.Manager, а в поле постановщик будет указано имя отправителя письма и его e-mail. Постановщик задачи будет получать почтовые уведомления о ходе работы над задачей до её завершения (только в том случае, если пользователь зарегистрирован в программе).

Системный журнал

Для удобства администратора в системе существует лог внутренних событий, в котором отражаются все автоматические действия системы. К примеру, кому и когда были отосланы email-уведомления. Это дает возможность администраторам очень быстро «подружится» с программой и понять как она работает, а в случае неполадок — провести моментальную диагностику и решить проблему.

Конфиденциальность Правовые ограничения Лицензия Контактная информация © 1998-2012 Компания IPI