Система управления задачами IPI.MANAGER™ PRO
Служба поддержки Вопрос-ответ Документация О разработчиках

Работа с разделами

Разделы предназначены для рубрикации задач и являются высшим уровнем иерархии в системе. Доступ к списку разделов осуществляется через пункт меню «Разделы / Все текущие разделы». Список разделов и их содержимое сортируется в алфавитном порядке.

После завершения всех задач в разделе, раздел можно переместить в архив – перевести в категорию «Архивные», т.е. система способна накапливать информацию.

Свойства раздела

Каждый раздел обладает рядом параметров. Для их просмотра щелкните мышью по пиктограмме sectionproperties «Свойства раздела», располагающейся справа от названия раздела.

Параметр Описание
Родительский раздел Позволяет указать какой раздел будет являться родительским по отношению к текущему. Может использоваться для переноса текущего раздела в рамках всей структуры разделов.
Шаблон Флаг означает, что раздел является шаблонным. Используется для создания разделов-шаблонов.
Архивирование Флаг означает, что работа с разделом завершена, он закрыт и перенесен в «Архивные».
Название раздела Название раздела в системе.
Описание раздела Описание раздела в системе.
Приоритет по умолчанию Список значений приоритета. По умолчанию для нового раздела приоритет устанавливается «обычный».
Важность по умолчанию Список значений важности. По умолчанию для нового раздела важность устанавливается «нормальная».
Согласование Флаг означает, что задачи могут быть приняты в обработку только после согласования менеджером раздела. При создании, задача получает статус “На согласовании”. Менеджер раздела имеет право сменить статус задачи на “Новая”. После этого ответственный за задачу может взять ее в работу изменив статус на “В работе”.
Проверка Флаг означает, что задача должна быть проверена автором по факту выполнения. Не проверенная задача будет находиться в активных задачах для автора до тех пор пока он не переведет ее в статус “Проверена”.
База знаний Флаг означает, что при создании новой задачи - автору будет предложено найти ответ на свой вопрос в базе знаний программы, и только если он не найдет там решение - перейти к созданию новой задачи.
Учитывать время выполнения задач Флаг означает, что по факту выполнения задачи ответственным - ему будет показано диалоговое окно в котором он может ввести время потреченное на выполнение задачи.
Сроки реакции Флаг означает, что во всех задачах раздела будут отслеживаться сроки реакции на них. При выборе данного флага требуется вручную указать сроки реакции, необходимые для данного раздела.
Сроки выполнения Флаг означает, что во всех задачах раздела будут отслеживаться сроки выполнения задач. При выборе данного флага требуется вручную указать сроки выполнения, которые будут проставляться по умолчанию для каждой из задач в зависимости от выбранного приоритета.
Ответственный (Исполнитель) по умолчанию Пользователь или группа пользователей, которые автоматически станут ответственными по задаче при ее создании в данном разделе. При этом внутренние пользователи смогут в форме создания задачи поменять пользователя на другого, тогда как внешние пользователи смогут создавать задачу только с этим пользователем/группой в качестве ответственного.
Менеджеры Пользователи-руководитель, имеющий права на любые действия с задачами в текущем разделе. Подробнее о ролях пользователей.
Наблюдатели Пользователи, получающие уведомления о всех изменениях задач текущего раздела (а также всех подразделов, любого уровня вложенности). Подробнее о ролях пользователей.
Могут добавлять задачи Список пользователей, которые при добавлении новой задачи видят текущий раздел в списке разделов, а также могут создать в нем новую задачу.
Могут видеть все задачи Список пользователей, которые смогут видеть все задачи созданные ранее в этом разделе.

Совет

Во всех полях, где осуществляется выбор пользователей, есть возможность выбора группы пользователей. В этом случае все пользователи, входящие в группу, имеют равные возможности. Выбор/удаление пользователя или группы пользователей осуществляется с помощью соответствующей кнопки/иконки. Пользователи рубрицируются по “закладкам”.

Совет

Подробнее о категориях пользователей можно ознакомиться здесь

Изменение любого параметра раздела приводит к моментальному изменению данных параметров задач. Например, изменение названия раздела, приводит к его изменению задачах. Для задач каждого раздела, помимо стандартных полей, могут быть созданы дополнительные поля. Это могут быть текстовые поля, поля с мульти-выбором (выпадающие списки), специальные «галочки» и т.д. Некоторые из этих полей могут иметь статус обязательных для заполнения. Список дополнительных полей может варьироваться в зависимости от раздела. Настройку дополнительных полей осуществляет администратор системы.

Текущие разделы

Доступ к списку разделов и подразделов осуществляется через пункт меню «Разделы / Все текущие» или с помощью блока «Разделы с моими задачами» на главной странице. Перечень разделов представляет собой «дерево» всех текущих разделов с сортировкой по названию. Разделы, содержащие подразделы (имеют вложение) отмечены знаком plus.

Со страницы в зависимости от прав доступа можно перейти:

  1. К списку подразделов раздела – щелчок мыши по знаку plus рядом с заголовком раздела. Если такой знак отсутствует, то в разделе нет подразделов.
  2. К списку задач раздела – щелчок мыши по заголовку раздела.
  3. К управлению разделом – щелчок мыши по пиктограмме sectionproperties «Открыть свойства раздела» (при наличии прав, иначе ссылка отсутствует).
  4. К созданию подраздела – щелчок мыши по пиктограмме newsection «Создать новый подраздел в этом разделе» (при наличии прав).
  5. К созданию раздела – щелчок мыши по ссылке «Создать новый раздел» (при наличии прав).

Разделы с задачами пользователя

Разделы с моими задачами – отображение всех задач из любого раздела текущего пользователя (исполнителя) или группы, членом которой он является. Предназначенные для оперативного просмотра (самоконтроля) – одним взглядом. Для просмотра разделов выберите пункт меню «Разделы / С задачами мне» или на главной странице блок «Разделы с моими задачами».

Создание раздела

Разделы в системе могут создавать следующие внутренние пользователи: Главный администратор, Менеджер разделов.

Для добавления в систему раздела выполните следующие действия:

  1. Выберите из меню «Раздел / Добавить новый».
  2. В форме «Создание нового раздела» введите название и описание раздела.
  3. Нажмите кнопку «Добавить раздел».
  4. Раздел появится в «дереве» разделов. При создании раздела поля «Приоритет» и «Важность» автоматически принимают значения «обычный» и «нормальная» соответственно.

Количество разделов не ограничено. После создания раздела настройте его свойства – щелкните по пиктограмме sectionproperties «Открыть свойства раздела», располагающейся рядом с названием раздела. Каждому разделу назначается ответственный. Выбор ответственного за раздел осуществляется из сотрудников, имеющих соответствующий доступ. Впоследствии допускается его переназначение.

Архивные разделы

В системе разделы подразделяются на текущие (по которым идут или планируются работы) и завершенные («Архивные разделы»). Архивные разделы – место хранения завершенных (закрытых) разделов. Архивным может стать любой раздел, причем его задачи будут видны в общем списке задач. Работа с архивным разделом аналогична работе с обычным разделом. Отличием является, что архивные разделы хранятся в другой области (списке архивных разделов – «Архивные разделы»). Для доступа к ним выберите пункт меню «Разделы / Архивные» или ссылку внизу страницы «Архивные разделы», которая доступна при работе с разделами.

Сроки реакции

Сроки реакции используются для отслеживания скорости выполнения задач пользователями и формирования уведомлений ответственным(исполнителям), менеджерам или наблюдателям раздела. Установленный для задач срок реакции означает, что пользователь, ответственный за задачу, обязан принять меры не позднее его истечения. Например, очень срочная задача, т.е. сотрудник должен приступить к ее решению не позднее 20 минут с момента ее получения, иначе проблема станет критичной. Или поступил запрос от клиента, необходимо ответить этому клиенту в срок, не превышающий двое суток. Для напоминания и контроля соблюдения указанных сроков используются сроки реакции.

Для установки сроков реакции выполните следующие действия:

  1. Выберите нужный раздел;
  2. Нажмите на пиктограмму sectionproperties рядом с ним;
  3. В появившемся интерфейсе «Редактирование свойств раздела» установите флаг «Сроки реакции»;
  4. Нажмите пиктограмму adding для настройки сроков реакции. Пиктограмма доступна при установленном флаге «Сроки реакции».

Сроки реакции зависят от приоритетов задач. В интерфейсе установки сроков реакции перечислены все существующие параметры приоритета задачи. Можно указать свой собственный срок реакции для всех задач с выбранным приоритетом. Указание цифры “0” в качестве срока реакции для определенного приоритета означает, что для задач с этим приоритетом сроки реакции не отслеживаются. При выборе в свойствах раздела флага «Сроки реакции», без ручного исправления сроков, по умолчанию выставляются следующие временные параметры (данные параметры имеют рекомендованное значение и могут быть изменены пользователем):

Приоритет Дни Часы Минуты
Неотложный 0 0 10
Срочный 0 0 20
Высокий 0 0 45
Нормальный 0 5 0
Низкий 1 0 0
Отложенный 2 0 0

Время сроков реакции устанавливается для раздела в целом. Установить срок реакции отдельной задачи – невозможно.По истечении срока реакции задача будет отмечена как «Просроченная задача» - outofdate , выделена красным цветом, и будет выслано почтовое уведомление следующим лицам:

  • пользователю,
  • менеджерам раздела,
  • наблюдателям.

Сроки выполнения

Сроки выполнения предусмотрены для ограничения времени отведенного на выполнение той или иной задачи. Установленный для выполнения задач срок значит что для завершения задачи исполнитель должен потратить времени не более чем отведено для задачи данного приоритета.

Для установки сроков задач выполните следующие действия:

  1. Выберите нужный раздел;
  2. Нажмите на пиктограмму sectionproperties рядом с ним;
  3. В появившемся интерфейсе «Редактирование свойств раздела» установите флаг «Сроки выполнения»;
  4. Нажмите пиктограмму adding для настройки сроков задач. Пиктограмма доступна при установленном флаге «Сроки выполнения».

Сроки задач зависят от приоритета задач. Указание “0” в сроках какого-либо из приоритетов означает что для данного приоритета задач сроки не ограничены. Данный параметр не имеет предустановленных значений.

Конфиденциальность Правовые ограничения Лицензия Контактная информация © 1998-2012 Компания IPI