Система управления задачами IPI.MANAGER™ PRO
Служба поддержки Вопрос-ответ Документация О разработчиках

Работа с задачами

При постановке задачи пользователь ориентируется только по теме раздела, исполнитель назначается автоматически. В зависимости от типа пользователя постановка задачи возможна двумя способами:

  • внутренние пользователи ставят задачу непосредственно из системы IPI.MANAGER™ ;
  • внешние пользователи – через специализированный внешний интерфейс ПО, установленный на сайте.

Свойства задач

Пользователь может подробно посмотреть параметры выбранной задачи, щелкнув мышью на ее заголовке.

Все доступные параметры и действия задачи распределены по секциям:

Описание задачи – секция предназначена для отображения основных параметров задачи;

Флаги и отметки – секция предназначена для определения “типа задачи”

Наблюдатели – секция предназначена для определения менеджеров и наблюдателей;

Разбиение на подзадачи - секция предназначена для показа списка подзадач связанных с задачей;

Зависимости - секция предназначена для отображения списка родительских задач;

История изменений – секция предназначена для просмотра накопленной в системе переписки по задаче. Переписка накапливается по любым действиям, ответам клиенту или ответов клиента. Здесь же показываются изменения статуса задачи;

Добавить комментарий – секция предназначена для написания сообщения. Здесь так же можно прикрепить файл.

Сотрудники с соответствующими правами могут изменять параметры задачи. Система предусматривает запрет на изменение параметров в случае начала работ над задачей.

Свойства задачи

Свойства задач включают в себя следующие параметры:

Параметр Описание Обязательность
ID задачи Уникальный идентификатор, используется для однозначного определения задачи в системе. По номеру параметра осуществляется поиск. Неизменяем
Раздел Название раздела в который входит задача. Обязателен
Проект Название проекта в который входит задача. Необязателен
Тема Название задачи. Обязателен
Автор Пользователь от имени которого была поставлена задача. Неизменяем
Ответственный (исполнитель) Сотрудник или группа, которые в данный момент являются ответственными за выполнение задачи. При выборе ответственного в задаче показываются пользователи, у которых есть доступ к задаче. Осуществляется рубрикация пользователей по «закладкам» и в качестве алфавитного списка. Если в качестве ответственного была указана группа, то ответственным автоматически будет назначен тот кто первым принял задачу в обработку. Обязателен
Статус Действия, которые можно производить над задачей. Обязателен
Начать не позднее Параметр задает дату, не позднее которой задача должна быть принята в обработку. Необязателен
Выполнить до Параметр задает дату, не позднее которой работа над задачей должна быть завершена. Необязателен
Приоритет Параметр, определяющий срочность решения. Обязателен
Важность Параметр, определяющий важность. Обязателен
Дополнительные поля Дополнительные опции для задач которые может создать администратор(это могут быть текстовые поля, поля с мультивыбором и т.д.) Необязателен
Флаги и отметки Параметр определяющий специальные отметки и их дальнейшую установку. Необязателен
Менеджеры Список менеджеров (руководителей) данного раздела и всех его подразделов. Имеют права на любые действия с задачами. Параметр наследуется из свойств раздела. Неизменяем
Наблюдатели Список пользователей, которые получают уведомления о всех изменениях с задачами. Наблюдатели автоматически наследуются из свойств раздела, либо назначаются для конкретной задачи. Необязателен
Разбиение на подзадачи Для упрощения сложных задач, содержащих несколько проблем, существует возможность делить задачу на подзадачи. При завершении всех подзадач основная задача может быть завершена автоматически. Необязателен
Зависимости В этой секции указываются задачи которые блокируют исполнение текущей задачи до момента их собственного завершения. Таким образом зависимые задачи будут заблокированы до тех пор пока работа над основной задачей не закончится. Необязателен
Вложение файла Выбор и прикрепление файла Необязателен

В системе предусмотрены различные типы уведомлений, связанные со сроком задачи. Например, если задача с указанным сроком была отложена, то при его истечении она автоматически возобновляется.

Статусы

Задача всегда имеет определенный статус, в зависимости от которого с ней можно производить те или иные действия. Автор задачи, наблюдатель или менеджер могут изменять статус, важность и приоритет через внешний интерфейс. Из внутреннего интерфейса любые пользователи, имеющие доступ к задаче, могут изменять статус и ответственного. Менять важность, приоритет и срок задачи может только ответственный, наблюдатель или автор задачи. В системе предусмотрены следующие статусы задач:

Статус Знак Описание
Новая ../../../_images/new1.jpg Новая задача
В работе ../../../_images/inprogress1.jpg Задача, находящаяся в работе
Отменена ../../../_images/disabled1.jpg Отмененная задача
Отложена ../../../_images/delayed1.jpg Исполнение задачи отложено с указанием даты возобновления
Выполнена ../../../_images/done1.jpg Выполненная задача
Ожидает согласования ../../../_images/tbd1.jpg Задача ожидающая согласования с менеджерами.

Совет

Если задача имела статус «В работе», то при переключении задачи другому сотруднику (внутреннему пользователю) ее статус автоматически становится «Новая».

Приоритеты

Приоритеты задачи наглядно напоминают пользователю порядок выполнения:

Приоритет Знак Описание
Неотложный ../../../_images/block-asap1.jpg Задачи, требующие незамедлительного решения
Срочный ../../../_images/critical-hurry1.jpg Задачи, требующие первостепенного решения
Высокий ../../../_images/imp-high1.jpg Задачи, имеющие большое значение
Нормальный ../../../_images/normal1.jpg Текущие задачи, решаемые в процессе ежедневной работы
Низкий ../../../_images/noncrit-low1.jpg Задачи, к выполнению которых необходимо приступить после выполнения всех текущих задач
Отложенный ../../../_images/notimp-delayed1.jpg Задачи с низшим приоритетом. Их решение осуществляется, когда у сотрудника будет время.

Важность

Важность задачи вместе с приоритетом наглядно напоминает пользователю порядок выполнения.

Допускаются следующие значение важности:

Важность Знак Описание
Блокирующая ../../../_images/block-asap1.jpg Задачи, требующие безотлагательного решения
Критическая ../../../_images/critical-hurry1.jpg Задачи, требующие первостепенно решения
Важная ../../../_images/imp-high1.jpg Задачи, имеют большое значение
Нормальная ../../../_images/normal1.jpg Текущие задачи, решаемые в процессе ежедневной работы
Несущественная ../../../_images/not1.jpg Задачи, имеющие небольшое значение
Некритичная ../../../_images/noncrit-low1.jpg Задачи, требующие минимального внимания сотрудника. Их решение осуществляется, когда у сотрудника будет время
Неважная ../../../_images/notimp-delayed1.jpg Задачи, относящиеся к разряду улучшение в существующем решении проблемы. Их решение осуществляется, когда у сотрудника будет время

Задачи на сегодня

Раздел «Мне на сегодня» предназначен для просмотра одним взглядом всех текущих задач конкретного пользователя (исполнителя), что обеспечивает легкий контроль за их выполнением. Для просмотра задач выберите пункт меню «Задачи / Мне на сегодня» или установите соответствующий фильтр при просмотре списка задач.

Список задач отображается в табличной форме, где:

  • ID – номер задачи в системе;
  • С, П, В – статус, приоритет, важность задачи соответственно;
  • Тема задачи – сокращенная тема задачи;
  • Автор – сотрудник, создавший задачу;
  • Ответственный – сотрудник, которому назначена задача;
  • Дата создания – дата и время создания задачи;
  • Срок – срок выполнения задачи.

При наведении курсора на строку с задачей появляется всплывающая подсказка, в которой выводится начало описания задачи, и зависимости от других задач.

Быстрая фильтрация

Список задач в таблице можно отсортировать по любому столбцу: статусу, приоритету, важности, дате создания, сроку завершения и т.д. Столбец, по которому в данный момент осуществляется фильтрация, отмечен стрелкой в заголовке. Сортировка осуществляется как по возрастанию, так по убыванию, в прямом и обратном алфавитном порядке. Порядок сортировки указывается поворотом стрелки вверх (по возрастанию или от Я до А) или вниз (по убыванию или от А до Я). В таблице предусмотрена фильтрация задач по автору.

Подбробнее о быстрой фильтрации можно узнать здесь. в разделе Расширенный фильтр.

Добавление задачи

При создании задачи ее автор:

  1. Выбирает раздел (и если нужно подраздел);
  2. Вводит название и описание задачи;
  3. Назначает приоритет и важность задачи;
  4. Ответственный по задаче назначается автоматически – пользователь или группа пользователей, которые являются ответственным для раздела;
  5. Срок выполнения и номера зависимых задач;
  6. Прикрепляет к задаче файл (если требуется). Размер вложенного файла ограничивается 20 Мб.

Для добавления задачи выполните следующие действия:

  1. Выберите пункт меню «Добавить / Новую задачу»;
  2. Выберите из списка разделов раздел, в который требуется добавить задачу – щелкнув мышью по заголовку раздела;
  3. Заполните в появившейся форме предлагаемые поля;
  4. Нажмите кнопку «Отправить».

После создания задаче назначается статус «Новая» и всем указанным пользователям отправляется уведомление. Рекомендуется для задачи устанавливать важность и приоритет. Назначение важности и приоритета помогает ориентироваться в срочности выполнения задач.

При добавлении задачи, помимо стандартных полей, возможно наличие дополнительных полей, настраиваемых для текущего раздела и текущего подраздела. Это могут быть текстовые поля, поля с мульти-выбором (выпадающие списки), специальные «галочки» и т.д.. Некоторые из этих полей могут иметь статус обязательных для заполнения. Настройку дополнительных полей осуществляет администратор системы.

Редактирование задачи

Редактировать задачу нельзя – можно только написать дополнение или ответ к задаче, или изменить некоторые свойства задачи:

  • переназначить ответственного;
  • назначить наблюдателей;
  • изменить сроки выполнения;
  • добавить сообщения и ответы;
  • переместить задачу в другой раздел (только сотрудниками, имеющими на это право).

Ответ на задачу

Для написания ответа на задачу выполните следующие действия:

  1. Выберите задачу из списка задач;
  2. Перейдите в режим ее просмотра – щелчок мыши по ее заголовку;
  3. В форме «Добавить комментарий», в поле «Содержание» введите ответ на задачу;
  4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Во всех ответах на задачу фиксируется имя, логин и время написания ответа. Если при написании ответа установлен флаг «Скрыть комментарий от внешних пользователей», тогда ответ выделяется (показывается на зеленом фоне), и он не виден внешним пользователям, поставившим задачу. Все ответы, написанные в режиме «Скрыть комментарий от внешних пользователей», видны только внутренним пользователям (сотрудникам компании).

В каждом ответе на задачу указывается имя пользователя, которое всегда является ссылкой. При клике на нее любой внутренний пользователь может увидеть: электронный адрес, телефон, контакты и т.д.

При написании ответа допускается вложение одного или нескольких файлов – поле «Файл».

Отложенные задачи

Ответственный за задачу, а так же любой другой пользователь, имеющий доступ к данной задаче, может изменить статус задачи на «Отложенные».

При откладывании задачи нужно обязательно указать срок, на который она отложена, при наступлении данной даты задача будет автоматически возобновлена. При этом задаче будет присвоен статус «Возобновлена», и она перейдет в активное состояние.

Удаление задачи

Удаление задачи невозможно.

Совет

Если необходимо удалить ошибочную задачу, измените ее статус на «Отменена» или «Завершена», и задача исчезнет из списка активных задач.

Перемещение задачи в другой раздел/проект

Если задача поставлена не в том разделе или проекте, в которой это необходимо, ее можно переместить в другой раздел или проект. Выполнять данную операцию могут только администратор, менеджер раздела или менеджер проекта.

Для перемещения задачи в другую раздел/проект выполните следующие действия:

  1. Перейдите в режим просмотра задачи;
  2. В поле «Раздел»/«Проект» нажмите на иконку move;
  3. В появившемся окне выберите новый раздел/проект;
  4. Сохраните задачу.

При перемещении задачи в другой раздел автоматически проверяются права доступа сотрудников к задаче. Если ответственный за задачу сотрудник не имеет доступа к разделу, в который перемещается задача, она будет автоматически переназначена.

Совет

Внимание! Перемещение задачи в другой раздел может лишить сотрудников прав доступа к ней, если сотрудники, принимавшие участие в данной задаче не имеют доступа к новому разделу.

Разбиение на подзадачи

Для упрощения сложных задач, содержащих несколько проблем, существует возможность делить задачу на подзадачи. При завершении всех подзадач основная задача может быть завершена автоматически.

При разбиении – в дочернюю задачу копируется вся информация из родительской задачи. При этом есть возможность переназначить ответственного, назначить сроки исполнения, приоритет и важность, установить флаги, а также добавить наблюдателей. Если в основной задаче были доп.поля, то они наследуются и в создаваемой. Флаги установленные в разделяемой задаче не наследуются в создаваемые задачи.

В интерфейсе родительской и дочерних задач отображаются зависимости между этими задачами и статус их исполнения.

Разбиение задач производится при изменении задачи во внутреннем интерфейсе с помощью кнопки add «Добавить» в секции “Разбиение на подзадачи”.

Зависимости

В этой секции указываются задачи которые блокируют исполнение текущей задачи до момента их собственного завершения. Таким образом зависимые задачи будут заблокированы до тех пор пока работа над основной задачей не закончится.

Для указания блокирующей задачи предлагается ввести ее номер, при этом в случае отсутствия задачи с указанным номером – будет показано соответствующее предупреждение.

Указание зависимых задач производится при изменении задачи во внутреннем интерфейсе с помощью кнопки add «Добавить» в секции “зависимости”.

В интерфейсе зависимых задач отображается структура зависимостей между задачами.

Быстрые задачи

Часто в работе возникает следующая ситуация: к вашему сотруднику обращается клиент для решения какого-либо вопроса, и вопрос настолько незначительный, что ответ на него занимает 2-3 минуты. Это время сравнимо со временем заведения задачи и заполнения всех полей, которые должны быть заполнены. В этом случае рабочее время сотрудника расходуется нерационально. Для решения этой проблемы нами был доработан функционал «быстрых задач», который позволит настроить шаблонные ответы и при добавлении задачи просто выбирать уже готовый вариант, тем самым экономя время/деньги.

Шаблоны для быстрого создания задач задаются администратором, их настройка более подробно описана в разделе Шаблоны задач.

Конфиденциальность Правовые ограничения Лицензия Контактная информация © 1998-2012 Компания IPI